PENGERTIAN ORGANISASI
Drs. Malayu S.P. Hasibuan :
Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal,
berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam
mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat atau wadah yang
statis, berbeda dengan pengorganisasian yang merupakan fungsi dari manajemen
dan bersifat dinamis. Organisasi menggambarkan pola-pola, skema, bagan yang
menunjukkan garis-garis perintah, kedudukan dan hubungan-hubungan yang ada.
James D. Mooney :
Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia
untuk mencapai tujuan bersama.
Chester I. Benhard :
Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang
terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.
Koontz & O’Donnel :
Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang untuk
mencapai koordinasi struktural, baik secara vertikal maupun horizontal di
antara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas untuk mencapai tujuan.
Philip Selznick :
Organisasi adalah suatu sistem yang dinamis yang selalu
berubah dan menyesuaikan diri dengan tekanan internal dan eksternal dan selalu
dalam proses evolusi yang kontinyu.
Organisasi adalah
struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara
sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk
bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu.
TUJUAN ORGANISASI
Tujuan Organisasi merupakan suatu pernyataan tentang
keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan dan
sebagai pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang (Etzioni) Tujuan
organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak
terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai diwaktu yang akan datang
melalui kegiatan-kegiatan organisasi. 2
unsur penting tujuan adalah hasil akhir yang diinginkan di waktu yang akan
datang dan usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan yang sekarang diarahkan.
PRINSIP ORGANISASI
Prinsip-Prinsip Organisasi :
Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif,
efisien dan sesuai dengan kebutuhan maka diperlukan prinsip-prinsip sebagai
berikut :
- Principle of
Organizational Objective (Prinsip Tujuan Organisasi)
- Principle of Unity
of Objective (Prinsip Kesatuan Tujuan)
- Principle of Unity
of Command ( Prinsip Kesatuan Perintah)
- Principle of the
Span of Management (Prinsip Rentang Kendali)
- Principle of
Delegation of Authority (Prinsip Pendelegasian Wewenang)
- Principle of Parity
of Authority and Responsibility (Prinsip Keseimbangan Wewenang dan
Tanggung Jawab)
- Principle of
Responsibility (Prinsip Tanggung Jawab)
- Principle of
Departmentation (Prinsip Pembagian Kerja)
- Principle of
Personel Placement (Prinsip Penempatan Personalia)
- Principle of Scalar
Chain (Prinsip Jenjang Berangkai)
- Principle of
Efficiency (Prinsip Efisiensi)
- Principle of
Continuity (Prinsip Kesinambungan)
- Principle of
Coordination (Prinsip Koordinasi)
Aspek-aspek penting dari organisasi adalah :
- Adanya tujuan yang
ingin dicapai
- Adanya sistem kerja
sama yang terstruktur dari sekelompok orang.
- Adanya pembagian
kerja dan hubungan kerja antara sesama karyawan.
- Adanya penetapan
dan pengelompokan pekerjaan yang terintegrasi.
- Adanya keterikatan
formal dan tata tertib yang harus ditaati
- Adanya
pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
- Adanya unsur-unsur
dan alat-alat organisasi
- Adanya penempatan
orang-orang yang akan melakukan pekerjaan.
Mengapa organisasi sangat penting dalam manajemen ?
- Organisasi
merupakan syarat utama adanya manajemen , tanpa organisasi manajemen tidak
ada.
- Organisasi
merupakan wadah dan alat pelaksanaan proses manajemen dalam mencapai
tujuan.
- Organisasi adalah
tempat kerja sama formal dari sekelompok orang dalam melakukan
tugas-tugasnya.
Unsur-Unsur Organisasi :
- Manusia, artinya
unsur manusia yang saling bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang
dipimpin.
- Tempat kedudukan
- Tujuan
- Pekerjaan
- Struktur
organisasi, artinya adanya hubungan dan kerja sama antara manusia yang
satu dengan yang lain.
- Teknologi
- Lingkungan, artinya
adanya lingkungan yang saling mempengaruhi (sistem kerja sama sosial)
Ciri-Ciri Organisasi yang baik adalah :
- Tujuan jelas dan
realistis
- Pembagian kerja dan
hubungan pekerjaan antara unit-unit, subsistem-subsistem atau
bagian-bagian harus baik dan jelas.
- Organisasi harus
menjadi alat dan wadah yang efektif dalam mencapai tujuan
- Tipe organisasi dan
strukturnya harus sesuai dengan kebutuhan organisasi.
- Unit-unit kerja
ditetapkan atas eratnya hubungan pekerjaan
- Job Deskripsi
setiap pekerjaan harus jelas dan tidak ada tumpang tindih
- Sumber perintah dan
tanggung jawab harus jelas., melalui jarak yang terpendek.
- Jenis wewenang yang
dimiliki setiap jabatan harus jelas.
- Mis manajemen
penempatan karyawan tidak ada.
- Hubungan antara
bagian satu dengan bagian lain herus jelas.
- Pendelegasian
wewenang harus berdasarkan job deskripsi karyawan.
- Organisasi harus
fleksibel.
- Organisasi harus
mempunyai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.
TIPE-TIPE ORGANISASI
- Organisasi lini
Tipe organisasi ini menggunakan wewenang secara vertikal
yaitu pelimpahan wewenang dari atas ke bawah
Ciri-ciri organisasi lini :
a) Organisasinya relatif kecil dan masih sederhana.
b) Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat
langsung melalui garis wewenang terpendek.
c) Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan.
d) Jumlah karyawannya relatif sedikit dan saling kenal
mengenal.
e) Tingkat spesialisasinya belum begitu tinggi dan
alat-alatnya tidak beraneka macam.
f) Pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan,
keputusan dan kebijaksanaan dari organisasi.
g) Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung
jawab penuh atas semua pekerjaan yang ada dalam unitnya termasuk tugas-tugas
tambahan seperti urusan kepegawaian, keuangan, administrasi dll.
Kebaikannya :
a. Kesatuan pimpinan dan kesatuan perintah tetap
dipertahankan sepenuhnya.
b. Garis perintah dan pengendalian tugas jelas karena
pimpinan langsung berhubungan dengan karyawan.
c. Proses pengambilan keputusan, kebijaksanaan, dan
instruksi-instruksi berjalan cepat.
d. Pengawasan secara ketat terhadap kegiatan-kegiatan
karyawan dapat dilaksanakan.
e. Kedisiplinan dan semangat kerja karyawan umumnya baik.
f. Koordinasi relatif mudah dilaksanakan.
Kelemahannya :
a) Tujuan pribadi pucuk pimpinan dan tujuan organisasi
seringkali tidak dapat dibedakan.
b) Ada kecenderungan dan kesempatan pucuk pimpinan untuk
bertindak otoriter.
c) Maju / mundurnya organisasi bergantung pada kecakapan
pucuk pimpinan saja, karena wewenang menetapkan keputusan, kebijaksanaan dan
pengendalian dipegang sendiri.
d) Organisasi secara keseluruhan terlalu bergantung pada
satu orang, sehingga jika ia tidak mampu / berhalangan maka organisasi terancam
kehancuran.
- Organisasi Staf
Tipe organisasi ini menggunakan wewenang yang mengalir ke
samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf untuk membantu melancarkan
tugas staf yang memiliki wewenang lini.
- Organisasi lini dan
staf
Perpaduan penggunaan wewenang lini dan staf yang merupakan
bentuk struktur organisasi yang paling umum digunakan.
Ciri-ciri organisasi lini dan staf :
a. Pucuk pimpinan hanya satu orang dan dibantu oleh para
staf.
b. Terdapat dua kelompok wewenang yakni wewenang lini dan
wewenang staf.
c. Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan
mempunyai bawahan tertentu dan setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan
langsung.
d. Organisasinya besar, karyawan banyak dan pekerjaannya
bersifat kompleks.
e. Hubungan antara atasan dan para bawahan tidak bersifat
langsung.
f. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling kenal
mengenal.
g. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan
secara optimal.
Kebaikannya :
a) Prinsip kesatuan pimpinan tetap dipertahankan
b) Adanya pengelompokan wewenang, yakni wewenang lini dan
wewenang staf
c) Ada pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antara
pimpinan, staf dan pelaksana.
d) Pimpinan mempunyai bawahan tertentu, sedang bawahan
mempunyai satu orang atasan tertentu saja.
e) Pelaksanaan tugas-tugas pimpinan relatif lebih lancar,
karena mendapat bantuan data, informasi, saran dan pemikiran dari stafnya.
f) Prinsip the right man in the right job lebih mudah
dilaksanakan.
g) Organisasi lebih fleksibel dan luwes, dapat diterapkan
pada organisasi besar / kecil maupun organisasi sosial.
h) Kedisiplinan dan moral karyawan tinggi karena
tugas-tugasnya sesuai dengan keahliannya.
i) Koordinasi relatif mudah dilakukan karena sudah ada
pembagian tugas yang jelas.
Kelemahannya :
a. Kelompok pelaksana sering bingung untuk membedakan
perintah atau bantuan nasihat.
b. Solidaritas karyawan kurang karena tidak saling mengenal.
c. Persaingan kurang sehat sering terjadi , sebab unit /
bagian menganggap tugas-tugasnyalah yang terpenting.
STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi (disain organisasi) merupakan
mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Sturktur organisasi
menunjukkan kerangka dan susunan pola hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi,
bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan
kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu
organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan besaran satuan kerja.
Pengertian Struktur Organisasi : ( Drs. Malayu S.P
Hasibuan )
Suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi,
pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan
hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan
sistem pimpinan organisasi.
Faktor utama yang menentukan perancangan struktur
organisasi :
- Strategi untuk
mencapai tujuannya.
- Teknologi yang
digunakan
- Anggota (karyawan)
dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
- Ukuran organisasi.
Unsur-Unsur
Struktur Organisasi yaitu :
- Spesialisasi
kegiatan
- Standarisasi
kegiatan
- Koordinasi kegiatan
- Sentralisasi dan
desentralisasi pembuatan keputusan
- ukuran satuan
kerja.
Suatu struktur Organisasi akan memberikan informasi
tentang :
- Tipe organisasi
Tipe organisasi lini, staf atau gabungan lini dan staf.
- Pendepartemenan
organisasi
Dasar pendepartemenan apakah berdasarkan fungsi-fungsi
manajemen, wilayah, produksi, shif dan lain-lain.
- Kedudukan
Apakah seseorang termasuk kelompok manajerial atau
karyawan operasional
- Jenis wewenang
Wewenang lini, staf atau gabungan lini dan staf.
- Rentang Kendali
Memberikan informasi tentang jumlah karyawan dalam setiap
departemen
- Manajer dan Bawahan
Memberi informasi mengenai garis perintah dan tanggung
jawab.
- Tingkatan manajer
Top manajer, Middle Manajer, dan Lower manajer.
- Bidang pekerjaan
Setiap kotak dalam struktur organisasi memberi informasi
mengenai tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan serta tanggung jawabnya.
- Tingkat Manajemen
Menggambarkan hierarki manajemen secara keseluruhan
- Pimpinan Organisasi
Pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif.
Lima aspek utama suatu struktur organisasi :
- Pembagian kerja.
- Manajer dan bawahan
atau rantai perintah
- Tipe pekerjaan yang
dilaksanakan
- Pengelompokan
segmen-segmen pekerjaan.
- Tingkatan
manajemen.
Struktur Organisasi Berbentuk Segitiga Vertikal
A
Kebaikannya :
- Tingkatan manajer
dan kedudukan setiap karyawan jelas dan mudah diketahui.
- Garis perintah dan
tanggung jawab jelas.
- Rentang kendali
setiap bagian jelas dan mudah diketahui.
- Posisi kedudukan
setiap karyawan ( manajerial atau operasional ) jelas dan mudah diketahui.
- Jenis wewenang yang
dimiliki setiap pejabat jelas dan mudah diketahui.
- Pimpinan organisasi
( Top Manager ) jelas terlihat.
- Berapa tingkat
organisasi mudah diketahui.
Kelemahannya :
- Pimpinan kolektif
tidak dapat digambarkan.
- Top manajer
kelihatan hanya mempunyai authority ke dalam organisasi saja.
Struktur Organisasi Berbentuk Lingkaran
Keterangan :
- A : Top Manajer
- B : Lower Manager
- C : Middle Manager
- Kedudukan yang
mempunyai jarak yang sama dari pusat lingkaran memiliki posisi yang sama.
- Semakin dekat
kedudukan pada pusat lingkaran maka semakin tinggi kedudukannya.
Kebaikannya :
- Top manager
kelihatan mempunyai wewenang ke setiap penjuru.
- Top manajer
kelihatan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan
Kelemahannya :
- Untuk mengetahui
kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas.
- Pendelegasian
wewenang dan pertanggungjawaban tidak jelas terlihat.
- Kedudukan staf
sulit digambar dalam bentuk struktur ini.
Struktur organisasi yang berbentuk lingkaran ini jarang
dipergunakan dan kurang populer.
Struktur Organisasi Berbentuk Kerucut
Struktur organisasi yang berbentuk kerucut pada
prinsipnya sama dengan struktur organisasi yang berbentuk segitiga .
Perbedaannya terletak pada pimpinan puncak ( Top Manager ), dimana pada
struktur yang berbentuk segitiga, pimpinan puncaknya tunggal. Sedangkan pada
struktur organisasi berbentuk kerucut, pimpinan puncaknya kolektif ( beberapa
orang ). Struktur ini terdapat pada organisasi komite atau perusahaan firma.
Pada organisasi komite tujuan pimpinan puncak yang kolektif adalah untuk
menghindari kepemimpinan yang otoriter atau diktator jika pimpinan puncaknya
seorang / tunggal.