KONSEP ORGANISASI

 PENGERTIAN ORGANISASI

Drs. Malayu S.P. Hasibuan :

Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerjasama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat atau wadah yang statis, berbeda dengan pengorganisasian yang merupakan fungsi dari manajemen dan bersifat dinamis. Organisasi menggambarkan pola-pola, skema, bagan yang menunjukkan garis-garis perintah, kedudukan dan hubungan-hubungan yang ada.

James D. Mooney :

Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Chester I. Benhard :

Organisasi adalah suatu sistem kerjasama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Koontz & O’Donnel :

Organisasi adalah pembinaan hubungan wewenang untuk mencapai koordinasi struktural, baik secara vertikal maupun horizontal di antara posisi-posisi yang telah diserahi tugas-tugas untuk mencapai tujuan.

Philip Selznick :

Organisasi adalah suatu sistem yang dinamis yang selalu berubah dan menyesuaikan diri dengan tekanan internal dan eksternal dan selalu dalam proses evolusi yang kontinyu.

Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu.

TUJUAN ORGANISASI

Tujuan Organisasi merupakan suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan dan sebagai pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang (Etzioni) Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi.  2 unsur penting tujuan adalah hasil akhir yang diinginkan di waktu yang akan datang dan usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan yang sekarang diarahkan.

PRINSIP ORGANISASI

Prinsip-Prinsip Organisasi :

Untuk terwujudnya suatu organisasi yang baik, efektif, efisien dan sesuai dengan kebutuhan maka diperlukan prinsip-prinsip sebagai berikut :

1. Principle of Organizational Objective (Prinsip Tujuan Organisasi)
2. Principle of Unity of Objective (Prinsip Kesatuan Tujuan)
3. Principle of Unity of Command ( Prinsip Kesatuan Perintah)
4. Principle of the Span of Management (Prinsip Rentang Kendali)
5. Principle of Delegation of Authority (Prinsip Pendelegasian Wewenang)
6. Principle of Parity of Authority and Responsibility (Prinsip Keseimbangan Wewenang dan Tanggung Jawab)
7. Principle of Responsibility (Prinsip Tanggung Jawab)
8. Principle of Departmentation (Prinsip Pembagian Kerja)
9. Principle of Personel Placement (Prinsip Penempatan Personalia)
10. Principle of Scalar Chain (Prinsip Jenjang Berangkai)
11. Principle of Efficiency (Prinsip Efisiensi)
12. Principle of Continuity (Prinsip Kesinambungan)
13. Principle of Coordination (Prinsip Koordinasi)

Aspek-aspek penting dari organisasi adalah :

1. Adanya tujuan yang ingin dicapai
2. Adanya sistem kerja sama yang terstruktur dari sekelompok orang.
3. Adanya pembagian kerja dan hubungan kerja antara sesama karyawan.
4. Adanya penetapan dan pengelompokan pekerjaan yang terintegrasi.
5. Adanya keterikatan formal dan tata tertib yang harus ditaati
6. Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas
7. Adanya unsur-unsur dan alat-alat organisasi
8. Adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan.

Mengapa organisasi sangat penting dalam manajemen ?

1. Organisasi merupakan syarat utama adanya manajemen , tanpa organisasi manajemen tidak ada.
2. Organisasi merupakan wadah dan alat pelaksanaan proses manajemen dalam mencapai tujuan.
3. Organisasi adalah tempat kerja sama formal dari sekelompok orang dalam melakukan tugas-tugasnya.

Unsur-Unsur Organisasi :

1. Manusia, artinya unsur manusia yang saling bekerja sama, ada pemimpin dan ada yang dipimpin.
2. Tempat kedudukan
3. Tujuan
4. Pekerjaan
5. Struktur organisasi, artinya adanya hubungan dan kerja sama antara manusia yang satu dengan yang lain.
6. Teknologi
7. Lingkungan, artinya adanya lingkungan yang saling mempengaruhi (sistem kerja sama sosial)

Ciri-Ciri Organisasi yang baik adalah :

1. Tujuan jelas dan realistis
2. Pembagian kerja dan hubungan pekerjaan antara unit-unit, subsistem-subsistem atau bagian-bagian harus baik dan jelas.
3. Organisasi harus menjadi alat dan wadah yang efektif dalam mencapai tujuan
4. Tipe organisasi dan strukturnya harus sesuai dengan kebutuhan organisasi.
5. Unit-unit kerja ditetapkan atas eratnya hubungan pekerjaan
6. Job Deskripsi setiap pekerjaan harus jelas dan tidak ada tumpang tindih
7. Sumber perintah dan tanggung jawab harus jelas., melalui jarak yang terpendek.
8. Jenis wewenang yang dimiliki setiap jabatan harus jelas.
9. Mis manajemen penempatan karyawan tidak ada.
10. Hubungan antara bagian satu dengan bagian lain herus jelas.
11. Pendelegasian wewenang harus berdasarkan job deskripsi karyawan.
12. Organisasi harus fleksibel.
13. Organisasi harus mempunyai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

TIPE-TIPE ORGANISASI

1. Organisasi lini

Tipe organisasi ini menggunakan wewenang secara vertikal yaitu pelimpahan wewenang dari atas ke bawah

Ciri-ciri organisasi lini :

a)    Organisasinya relatif kecil dan masih sederhana.

b)    Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung melalui garis wewenang terpendek.

c)    Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan.

d)    Jumlah karyawannya relatif sedikit dan saling kenal mengenal.

e)    Tingkat spesialisasinya belum begitu tinggi dan alat-alatnya tidak beraneka macam.

f)     Pucuk pimpinan merupakan satu-satunya sumber kekuasaan, keputusan dan kebijaksanaan dari organisasi.

g)    Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas semua pekerjaan yang ada dalam unitnya termasuk tugas-tugas tambahan seperti urusan kepegawaian, keuangan, administrasi dll.

Kebaikannya :

a.    Kesatuan pimpinan dan kesatuan perintah tetap dipertahankan sepenuhnya.

b.    Garis perintah dan pengendalian tugas jelas karena pimpinan langsung berhubungan dengan karyawan.

c.    Proses pengambilan keputusan, kebijaksanaan, dan instruksi-instruksi berjalan cepat.

d.    Pengawasan secara ketat terhadap kegiatan-kegiatan karyawan dapat dilaksanakan.

e.    Kedisiplinan dan semangat kerja karyawan umumnya baik.

f.     Koordinasi relatif mudah dilaksanakan.

Kelemahannya :

a)    Tujuan pribadi pucuk pimpinan dan tujuan organisasi seringkali tidak dapat dibedakan.

b)    Ada kecenderungan dan kesempatan pucuk pimpinan untuk bertindak otoriter.

c)    Maju / mundurnya organisasi bergantung pada kecakapan pucuk pimpinan saja, karena wewenang menetapkan keputusan, kebijaksanaan dan pengendalian dipegang sendiri.

d)    Organisasi secara keseluruhan terlalu bergantung pada satu orang, sehingga jika ia tidak mampu / berhalangan maka organisasi terancam kehancuran.

2. Organisasi Staf

Tipe organisasi ini menggunakan wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf untuk membantu melancarkan tugas staf yang memiliki wewenang lini. 

3. Organisasi lini dan staf

Perpaduan penggunaan wewenang lini dan staf yang merupakan bentuk struktur organisasi yang paling umum digunakan.

Ciri-ciri organisasi lini dan staf :

a.    Pucuk pimpinan hanya satu orang dan dibantu oleh para staf.

b.    Terdapat dua kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang staf.

c.    Kesatuan perintah tetap dipertahankan, setiap atasan mempunyai bawahan tertentu dan setiap bawahan hanya mempunyai seorang atasan langsung.

d.    Organisasinya besar, karyawan banyak dan pekerjaannya bersifat kompleks.

e.    Hubungan antara atasan dan para bawahan tidak bersifat langsung.

f.     Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling kenal mengenal.

g.    Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan digunakan secara optimal.

Kebaikannya :

a)    Prinsip kesatuan pimpinan tetap dipertahankan

b)    Adanya pengelompokan wewenang, yakni wewenang lini dan wewenang staf

c)    Ada pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antara pimpinan, staf dan pelaksana.

d)    Pimpinan mempunyai bawahan tertentu, sedang bawahan mempunyai satu orang atasan tertentu saja.

e)    Pelaksanaan tugas-tugas pimpinan relatif lebih lancar, karena mendapat bantuan data, informasi, saran dan pemikiran dari stafnya.

f)     Prinsip the right man in the right job lebih mudah dilaksanakan.

g)    Organisasi lebih fleksibel dan luwes, dapat diterapkan pada organisasi besar / kecil maupun organisasi sosial.

h)    Kedisiplinan dan moral karyawan tinggi karena tugas-tugasnya sesuai dengan keahliannya.

i)      Koordinasi relatif mudah dilakukan karena sudah ada pembagian tugas yang jelas.

Kelemahannya :

a.    Kelompok pelaksana sering bingung untuk membedakan perintah atau bantuan nasihat.

b.    Solidaritas karyawan kurang karena tidak saling mengenal.

c.    Persaingan kurang sehat sering terjadi , sebab unit / bagian menganggap tugas-tugasnyalah yang terpenting.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi (disain organisasi) merupakan mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Sturktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan pola hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja.

Pengertian Struktur Organisasi : ( Drs. Malayu S.P Hasibuan )

Suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.

Faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi :

1. Strategi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi.

 Unsur-Unsur Struktur Organisasi yaitu :

1. Spesialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. ukuran satuan kerja.

Suatu struktur Organisasi akan memberikan informasi tentang :

1. Tipe organisasi

Tipe organisasi lini, staf atau gabungan lini dan staf.

2. Pendepartemenan organisasi

Dasar pendepartemenan apakah berdasarkan fungsi-fungsi manajemen, wilayah, produksi, shif dan lain-lain.

3. Kedudukan

Apakah seseorang termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional

4. Jenis wewenang

Wewenang lini, staf atau gabungan lini dan staf.

5. Rentang Kendali

Memberikan informasi tentang jumlah karyawan dalam setiap departemen

6. Manajer dan Bawahan

Memberi informasi mengenai garis perintah dan tanggung jawab.

7. Tingkatan manajer

Top manajer, Middle Manajer, dan Lower manajer.

8. Bidang pekerjaan

Setiap kotak dalam struktur organisasi memberi informasi mengenai tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan serta tanggung jawabnya.

9. Tingkat Manajemen

Menggambarkan hierarki manajemen secara keseluruhan

10. Pimpinan Organisasi

Pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif.

Lima aspek utama suatu struktur organisasi :

1. Pembagian kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkatan manajemen.

Struktur Organisasi Berbentuk Segitiga Vertikal

                                    A

 

Kebaikannya :

1. Tingkatan manajer dan kedudukan setiap karyawan jelas dan mudah diketahui.
2. Garis perintah dan tanggung jawab jelas.
3. Rentang kendali setiap bagian jelas dan mudah diketahui.
4. Posisi kedudukan setiap karyawan ( manajerial atau operasional ) jelas dan mudah diketahui.
5. Jenis wewenang yang dimiliki setiap pejabat jelas dan mudah diketahui.
6. Pimpinan organisasi ( Top Manager ) jelas terlihat.
7. Berapa tingkat organisasi mudah diketahui.

Kelemahannya :

1. Pimpinan kolektif tidak dapat digambarkan.
2. Top manajer kelihatan hanya mempunyai authority ke dalam organisasi saja.   

Struktur Organisasi Berbentuk Lingkaran

 

Keterangan :

1. A : Top Manajer
2. B : Lower Manager
3. C : Middle Manager
4. Kedudukan yang mempunyai jarak yang sama dari pusat lingkaran memiliki posisi yang sama.
5. Semakin dekat kedudukan pada pusat lingkaran maka semakin tinggi kedudukannya.

Kebaikannya :

1. Top manager kelihatan mempunyai wewenang ke setiap penjuru.
2. Top manajer kelihatan sebagai sentral keputusan dan kebijaksanaan

Kelemahannya :

1. Untuk mengetahui kedudukan atasan dan bawahan agak sulit dan kurang jelas.
2. Pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban tidak jelas terlihat.
3. Kedudukan staf sulit digambar dalam bentuk struktur ini.

Struktur organisasi yang berbentuk lingkaran ini jarang dipergunakan dan kurang populer.

Struktur Organisasi Berbentuk Kerucut

 

Struktur organisasi yang berbentuk kerucut pada prinsipnya sama dengan struktur organisasi yang berbentuk segitiga . Perbedaannya terletak pada pimpinan puncak ( Top Manager ), dimana pada struktur yang berbentuk segitiga, pimpinan puncaknya tunggal. Sedangkan pada struktur organisasi berbentuk kerucut, pimpinan puncaknya kolektif ( beberapa orang ). Struktur ini terdapat pada organisasi komite atau perusahaan firma. Pada organisasi komite tujuan pimpinan puncak yang kolektif adalah untuk menghindari kepemimpinan yang otoriter atau diktator jika pimpinan puncaknya seorang / tunggal.